Czy wynajem samochodu można wrzucić w koszty firmy?

Wypożyczalnia samochodów wynajmuje pojazdy w trybie długoterminowym dla firm. Auto w kosztach firmy jest jednym z elementów, które można rozliczyć. Służy do tego księgowanie kosztów najmu pojazdu. W niniejszym artykule sprawdzisz, jak wygląda rozliczenie wynajmu auta firmowego.

Najem samochodu koszty firmowe

Czy najem długoterminowy samochodu można wliczyć w koszty firmy? Tak, można, o ile umowa i faktury wystawione są na firmę. Jeśli auto służy tylko do działalności, można ująć 100% kosztów, a przy użytku mieszanym – 75%. Czy limit 150 000 zł dotyczy również najmu samochodu? Tak, dodatkowo obowiązuje limit – koszty najmu aut osobowych przekraczających 150 000 zł (lub 225 000 zł dla elektryków) można zaliczyć tylko proporcjonalnie do tej kwoty. Odliczenie VAT przy najmie samochodu wynosi 50% lub 100%, zależnie od sposobu użytkowania pojazdu. Czy najem krótkoterminowy samochodu można rozliczyć w kosztach? Tak, w tym przypadku również jest to możliwe.

Dokumentacja wynajmu auta przedsiębiorcy

Przepisy podatkowe dotyczące samochodów nakazują gromadzenia dokumentów do rozliczeń. Dokumentacja wynajmu samochodu dla przedsiębiorcy powinna być kompletna i dobrze przygotowana zarówno z punktu widzenia księgowego, jak i podatkowego. Księgowanie kosztów najmu pojazdu wymaga zgromadzenia dokumentów:

• umowa najmu długoterminowego,
• faktura za wynajem auta,
• protokół przekazania pojazdu,
• dowód rejestracyjny i ubezpieczenie OC/AC,
• ewentualne aneksy do umowy,
• ewidencję przebiegu pojazdu (jeśli wymagane).

Leasing samochodu a koszty podatkowe

Leasing samochodu osobowego to popularna forma finansowania, która pozwala przedsiębiorcy zaliczyć raty leasingowe do kosztów uzyskania przychodu. W przypadku leasingu operacyjnego cała rata (część kapitałowa i odsetkowa) może być kosztem, co obniża podstawę opodatkowania. Dodatkowo istnieje możliwość odliczenia VAT – w wysokości 50% lub 100%, w zależności od sposobu użytkowania pojazdu.

Wynajem pojazdu a podatek dochodowy

Wynajem pojazdu przez przedsiębiorcę może stanowić koszty uzyskania przychodu, jeśli auto jest wykorzystywane w działalności. Do kosztów można zaliczyć czynsz najmu, opłaty eksploatacyjne oraz paliwo. Ważne jest, aby wydatki były odpowiednio udokumentowane, np. fakturą. Jeśli chodzi o wynajem, to amortyzacja pojazdu służbowego nie jest możliwa, jak przy zakupie auta. Czy opłata wstępna za najem samochodu jest kosztem podatkowym? Tak, opłata (często nazywana również kaucją bezzwrotną lub opłatą inicjalną) może być kosztem podatkowym, ale zależy to od charakteru tej opłaty i rodzaju najmu.

Jak księgować koszty najmu samochodu w firmie?

Księgowanie kosztów wynajmu auta w firmie zależy od kilku czynników – m.in. od formy ewidencji (KPiR czy pełna księgowość), rodzaju najmu oraz tego, czy samochód jest używany wyłącznie służbowo czy także prywatnie.

W przypadku KPiR (Księga Przychodów i Rozchodów) koszty najmu: faktury za wynajem księgujesz w kolumnie 13 – pozostałe wydatki zaś księgujesz kwotę netto + nieodliczalny VAT (czyli np. całość brutto, jeśli odliczasz tylko 50% VAT), podstawą wpisu jest faktura VAT od firmy wynajmującej,

pełna księgowość (księgi rachunkowe):

• konta księgowe: koszty użytkowania pojazdów, rozrachunki z dostawcami, inne zobowiązania jeśli nie faktura),
• dekretacja faktury za wynajem: koszty najmu samochodu, VAT naliczony (częściowo, jeśli tylko 50% odliczasz), rozrachunki z kontrahentem.

Samochód osobowy w działalności gospodarczej

Auto w kosztach działalności gospodarczej to istotne aktywo. Jaka część kosztów najmu samochodu podlega odliczeniu? Czy można odliczyć 100% kosztów najmu samochodu osobowego? Tak, można, ale pod konkretnymi warunkami, które trzeba spełnić zarówno dla VAT, jak i kosztów uzyskania przychodu. Limity odliczenia wynajętego samochodu dotyczą głównie podatku dochodowego. Czy przedsiębiorca na ryczałcie może wliczyć najem samochodu w koszty? W tym przypadku nie jest to możliwe.

Jak rozliczyć VAT od wynajmu samochodu?

VAT od wynajmu auta firmowego 2025 można odliczyć, a limity kosztów podatkowych to 50% lub 100%. Standardowo przysługuje 50% odliczenia, gdy auto jest używane zarówno służbowo, jak i prywatnie. Aby odliczyć 100%, pojazd musi być wykorzystywany wyłącznie w działalności, trzeba prowadzić ewidencję przebiegu i złożyć formularz VAT-26 do urzędu skarbowego. Kwestia najem krótkoterminowy a koszty podatkowe wygląda podobnie. Obowiązuje te sama dokumentacja i rozliczenia. Jeśli chodzi o najem krótkoterminowy pojazdu przedsiębiorcy, to możliwe jest odliczenie VAT od wynajmu auta i obowiązują te same zasady co w przypadku leasingu czy najmu długoterminowego.

Składki ubezpieczeniowe pojazdu firmowego

składki na ubezpieczenie można wliczać w koszty uzyskania przychodu. Dotyczy to zarówno ubezpieczenia OC, jak i AC oraz innych dobrowolnych polis, ale z pewnymi ograniczeniami. W przypadku samochodów osobowych, dla części składki AC obowiązuje limit 150 tys. zł wartości pojazdu – jeśli auto jest droższe, nadwyżka nie stanowi kosztu podatkowego. Koszt ubezpieczenia ujmuje się w dacie wystawienia polisy lub proporcjonalnie w czasie – w zależności od przyjętej metody księgowania.

Jak udokumentować wykorzystanie wynajmowanego samochodu do celów firmowych?

Kilometrówka, czyli ewidencja przebiegu pojazdu służy do rozliczania wydatków na auto w firmie. Aby prawidłowo udokumentować wydatki eksploatacyjne samochodu firmowego do celów firmowych, przedsiębiorca musi spełnić kilka kluczowych wymogów, szczególnie w przypadku chęci odliczenia VAT i zaliczenia kosztów eksploatacyjnych do kosztów uzyskania przychodu.

Leasing vs wynajem długoterminowy pojazdu

Czym różni się leasing od najmu samochodu dla celów podatkowych? Leasing i najem samochodu różnią się głównie pod względem kosztów i własności. W leasingu operacyjnym raty (część kapitałowa i odsetkowa) są kosztem uzyskania przychodu, a po zakończeniu umowy możliwy jest wykup auta. W przypadku najmu, do kosztów zalicza się czynsz najmu, ale nie ma opcji wykupu.

Oba rozwiązania objęte są limitem 150 tys. zł dla aut osobowych – powyżej tej kwoty nadwyżka nie stanowi kosztu podatkowego. VAT można odliczyć w obu przypadkach (50% lub 100%, zależnie od sposobu użytkowania pojazdu). Leasing zwykle zawierany jest na min. 2 lata, natomiast najem może być krótkoterminowy. Leasing jest korzystniejszy, gdy przedsiębiorca planuje wykup auta, a najem – przy potrzebie elastycznego, czasowego użytkowania pojazdu.