Jak księgować długoterminowy wynajem auta? | Odpowiadamy!

Funkcjonowanie firm rzadko kiedy możliwe jest bez samochodów służbowych. Zazwyczaj auta są na wyposażeniu większości przedsiębiorstw, jako ich własność. Coraz częściej jednak firmy korzystają z usług wypożyczalni samochodów. Oprócz krótkoterminowego wynajmu na specjalne okoliczności przedsiębiorstwa wybierają też wynajem pojazdów na dłuższy czas. Na czym polega wynajem długoterminowy samochodów i jak rozliczać tę usługę w firmie? W artykule dowiesz się, jak powinno przebiegać księgowanie umowy wynajmu długoterminowego.

Wynajem długoterminowy samochodu w działalności gospodarczej

Podatnicy często decydują się na długoterminowy wynajem auta w celach firmowych. Taka możliwość w niektórych sytuacjach jest korzystniejsza niż zakup czy leasing samochodu. Wynajem pozwala na czasowe uzupełnienie firmowej floty pojazdów, udostępnienie pracownikom i realizację innych celów firmowych. Pod pewnymi warunkami przedsiębiorca ma prawo do ujmowania usługi wynajmu w kosztach uzyskania przychodów.

Wynajem długoterminowy jako koszt uzyskania przychodu

Przy wynajmie długoterminowym kosztem uzyskania przychodów jest opłata uiszczana co miesiąc na rzecz wypożyczalni samochodów, jednak nie w całości. Od 2019 roku zaliczenie opłat z tytułu najmu samochodu do kosztów uzyskania przychodów objęto limitami kwotowymi. Obecnie ustawodawca utrzymuje limit 150 000 zł wartości długoterminowo wynajmowanego auta.

Księgowanie wynajmu długoterminowego samochodów w firmie

Jakie są zasady księgowania wynajmu długoterminowego samochodu? W przypadku księgi przychodów i rozchodów (KPiR) możliwe jest rozliczenie wynajmu, a koszty firmy zostaną powiększone o wydatki na pozyskanie samochodu. Ujęcie wynajmu długoterminowego samochodu w księgach rachunkowych zależy od sposobu wykorzystania auta.

Wynajem auta a VAT

Czynny podatnik VAT może odliczyć podatek od towarów i usług z faktury dotyczącej najmu pojazdu w wysokości 50% lub 100%. Jeśli przedsiębiorca wykorzystuje wynajmowany samochód wyłącznie w ramach prowadzone działalności, to ma możliwość pełnego odliczenie podatku VAT (100%) i kosztów eksploatacyjnych. Obowiązkiem jest jednak przy tym:

• zgłoszenie auta do urzędu skarbowego (poprzez formularz VAT-26),
• prowadzenie ewidencji przebiegu auta dla celów VAT (kilometrówki),
• wdrożenie regulaminu użytkowania pojazdu w firmie.

Natomiast w sytuacji, gdy podatnik wykorzystuje wynajęty samochód zarówno do celów firmowych, jak i prywatnych, wtedy możliwe jest odliczenie 50% podatku VAT od wydatków związanych z autem. Wtedy w KPiR wydatki eksploatacyjne są ujmowane w wysokości 75% ich wartości. Dla podatników VAT, którzy wykorzystują samochód w sposób mieszany, w KPiR odnotowuje się 75% sumy wartości netto z nieodliczoną częścią VAT (50% VAT).

Rozliczenie kosztów wynajmu długoterminowego samochodu

Jak rozliczyć wynajem długoterminowy auta na cele firmowe? Jeśli chodzi o kwotę czynszu, to koszt uzyskania przychodu powinien zostać ujęty w kolumnie KPiR – pozostałe wydatki w kwocie wskazanej w polu „wartość netto”.

Wynajem długoterminowy auta w kontekście amortyzacji

Czy wynajem długoterminowy można amortyzować w księgach? Amortyzacja środka trwałego w okresie najmu powinna być nadal dokonywana przez firmę wynajmującą pojazd, czyli właściciela auta. Oddanie środka trwałego innemu podatnikowi na podstawie umowy najmu nie stanowi przeszkody, aby dalej dokonywać odpisów amortyzacyjnych.

Leasing operacyjny a wynajem długoterminowy

Leasing i wynajem to dwie różne formy korzystania z pojazdu. Przed wyborem trzeba ustalić, które warunki są lepsze. Wynajem może trwać od 1 dnia do 36 miesięcy, natomiast minimalny okres leasingu to 24 miesiące. Przy leasingu wymagana jest opłata wstępna i niekiedy obowiązuje wykup auta po zakończeniu umowy. Leasing zapewnia tylko finansowanie środka. Natomiast przy wynajmie w cenie jest też ubezpieczenie, przeglądy, serwis, opony na wymianę, auto zastępcze itp.